يشعر البعض أن اليوم ليس به ساعات كافية لكل ما يريدون القيام به أو ربما لا تتوافر لديهم الطاقة أو التركيز الكافي لإنجاز كافة المهام

ينبغي أن تكون زيادة الإنتاجية أمراً غير معقد بل ويمكن أن يكون الأمر سهلاً من خلال إجراء بعض التغييرات الروتينية الصغيرة في حياة المرء، بحسب ما جاء في سياق تقرير نشره موقع "Hack Spirit" والذي اطلعت العربية.نت على تفاصيله لانتقاء أهم النقاط كما يلي:

1. الاستيقاظ مبكرًا

يحب بعض الأشخاص النوم لأطول فترة ممكنة، لكن بدء اليوم مبكرًا بقليل سيمنح وقتًا إضافيًا للتخطيط لما سيتم إنجازه على مدار اليوم وربما يمكن البدء في بعض المهام، بخاصة وأن الشخص يكون أكثر تركيزًا ونشاطًا في الصباح الباكر. يمكن بالطبع التعويض بالذهاب إلى الفراش مبكرًا بقليل.

2. إعداد قائمة مهام

إن وضع قائمة مهام يمكن أن يحدث العجائب عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية، لاسيما إذا كان هناك الكثير من المهام التي يحتاج الشخص إلى إنجازها. يمكن إعداد قائمة المهام في الصباح الباكر بما يساعد في زيادة الإنتاجية نتيجة لإفساح المجال للتركيز على الإنجاز على مدار اليوم بشكل منظم.

3. ترتيب الأولويات

عند إعداد قائمة المهام، يؤكد الخبراء على ضرورة تحديد أولويات المهام وفقا لمدى أهميتها وإلحاحها. من خلال التأكد من معالجة المهام الأكثر أهمية أولاً، سيضمن الشخص أنه يقضي معظم الوقت في انجاز الأمور ذات الأولوية والأهمية.

4. استبعاد الأمور الهامشية

إن الاعتذار عن القيام بقضاء احتياجات وطلبات شخصية أو تخص الآخرين يفتح الأبواب لزيادة الإنتاجية. لا يجب أن يخشى المرء أن يقول "لا" متخيلًا أنه سيخذل الآخر، إذا بالفعل لن يستطع تحمل القيام بمهمة ما لأنه قد تؤثر سلبيًا على إنتاجيته وجودة عمله. إن الحل هو أن يقول لا للمهام والالتزامات، التي لا تتوافق مع أهداف وأولويات الحياة.

5. التخلص من مصادر الإلهاء

إذا لم يتمكن الشخص من التخلص من مصادر الإلهاء والتشتيت، فعليه أن يسعى إلى تقليلها قدر الإمكان. على سبيل المثال، قبل أن يجلس للعمل، يمكن أن يتأكد من إغلاق التنبيهات والتنويهات على الهاتف الذكي وجهاز الكمبيوتر. وربما يحتاج البعض إلى ضبط الهاتف على وضعية "صامت".

6. فترات راحة منتظمة

قد يبدو أن الجلوس لمدة 8 ساعات متتالية هو أفضل طريقة لتكون أكثر إنتاجية، لكنها ليست كذلك. اتضح أن أخذ فترات راحة منتظمة (على الرغم من أنه ربما يبدو غير منطقي) يمكن أن يساعد على أن يكون الشخص أكثر إنتاجية.

يمكن أن تساعد فترات الراحة على تقليل مستويات التوتر وإعادة شحن الطاقة وتساعد على إعادة التركيز بمجرد العودة إلى العمل.

7. ممارسة مهمة واحدة

ثبت أن تعدد المهام يؤدي إلى انخفاض بنسبة 40٪ في الإنتاجية، لأن دماغ الإنسان ببساطة لا تستطيع أن تفعل شيئين في نفس الوقت. يمكن أن يبدو لأول وهلة أن تعدد المهام في بعض الأحيان يساعد على سرعة الإنجاز، لكن تبين أن التركيز على مهمة واحدة في كل مرة، يمنح كل مهمة انتباها كاملا ما يؤدي إلى إتمامها في وقت مناسب وبجودة عالية.

8. تمارين رياضية بانتظام

إن هناك طريقة أخرى لزيادة الإنتاجية وهي الانخراط في نشاط بدني خلال اليوم، يمكن القيام بما يلي:

• القيام بتمرين سريع قبل العمل، مثل المشي أو ركوب الدراجة للذهاب إلى العمل إذا كان ذلك ممكنًا.

• الخروج لنزهة قصيرة أثناء استراحة الغداء.

• الوقوف وممارسة بعض تمارين الإطالة كل ساعة.

تعزز التمارين مستويات الطاقة وتعزز الوضوح الذهني، لذا فهي لازمة للمساعدة في زيادة الإنتاجية.

9. الاستفادة من التكنولوجيا

بينما يمكن أن تعيق تقنية معينة الإنتاجية، يمكن أن تساعد أنواع أخرى من التكنولوجيا في الواقع على زيادتها. على سبيل المثال، يمكن استخدام تطبيقات الإنتاجية وأدوات تتبع الوقت وبرامج إدارة المشاريع لتبسيط سير العمل وضمان انتظامه. ببساطة، إن هناك حاجة إلى الاستفادة من جميع التقنيات المتاحة للمساعدة في زيادة الإنتاجية.

10. التفكير والمراجعة

يوصي الخبراء بأخذ بضع دقائق في نهاية كل يوم للتفكير فيما تم إنجازه على مدار اليوم وتحديد أي مجالات تحتاج للتحسين والتخطيط لليوم التالي. إن الفترة القصيرة للتفكير والمراجعة ستؤدي بشكل منتظم إلى تعزيز الوعي الذاتي وتفسح المجال للنمو المستمر وتحسين الإنتاجية.